Vergaderen is tijd vullen

’s Ochtends op het schoolplein is het een komen en gaan van ouders die hun kinderen brengen. Sommigen heel vroeg, sommigen op het nippertje. Sommigen relaxed, sommigen met paniek in de ogen omdat ze nog zoveel moeten doen. Maar allemaal brengen ze hun kinderen op tijd naar school.

Vergelijk dat eens met een gemiddelde vergadering. Hoeveel vergaderingen die jij bijwoont beginnen op tijd? Hoeveel mensen komen vijf, tien of soms zelfs vijftien minuten te laat binnen? En wat zegt dat over die vergadering? Vaak is het niet eens overmacht, maar hadden de laatkomers eerst nog ‘iets belangrijkers’ te doen. Hoe belangrijk is dus die vergadering? In onze ogen maakt dat die vergadering overbodig.

Wij denken dat het ook te maken heeft met de druk die we onszelf opleggen door de hele dag door alle vergaderingen strak op elkaar te plannen. Zo geef je jezelf geen ruimte om dat wat in een vergadering besproken is ook daadwerkelijk te gaan doen. En pik je die tijd af van andere vergaderingen, waar je dus te laat – of helemaal niet – komt. En zo zit je al snel in een cyclus van tijd vullen met vergaderingen die niet belangrijk zijn, om dingen niet te doen die wel belangrijk zijn.

Hoe anders is dat op het schoolplein, en thuis. Daar geven we onze kinderen het goede voorbeeld – niet te laat komen! Daar zorgen we dat ze op tijd op school en op hun andere afspraken zijn. En daar zijn ook stilzwijgende afspraken over, en consequenties voor het niet naleven daarvan. Net zoals vroeger in de collegezaal: als je te laat was, dan trof je een dichte deur.

Met vergaderingen hebben we dat eerst ook nog geprobeerd. Wie te laat kwam, moest de volgende keer saucijzenbroodjes meenemen. Maar behalve dat dit ons gewicht niet ten goede kwam, bleek het ook niet vol te houden. Stilzwijgend zijn er geen afspraken meer als het gaat over vergaderingen. En dat lijken we met z’n allen maar gewoon te accepteren.

4 gedachten over “Vergaderen is tijd vullen”

  1. De ellende met veel vergaderingen is dat je niet zeker weet of er iets gaat gebeuren waar je bij wilt zijn. Dat is niet altijd vooraf te voorspellen, dus neem je het zekere voor het onzekere en kom je toch. Dat is een negatieve motivatie en daardoor niet sterk – en kom je dus vaak te laat.

    Minder en prettiger vergaderen kan op vele manieren:
    – in kleinere clubjes bij elkaar komen, dan ben je heel snel klaar
    – niet gaan als je het nut ervan niet inziet
    – gewoon even bellen of langslopen in plaats van vergaderen
    – staand vergaderen (wordt het ook korter van)
    – wandelend vergaderen (heel goed voor meer diepgang)

    Er zijn vast meer suggesties van lezers!

    1. Als je dan toch moet vergaderen dan kun je het inderdaad maar beter op een prettige manier doen, dank voor de suggesties! Wat bij mij altijd goed werkt is om te starten met de rondvraag. Kan iedereen gelijk inbrengen wat werkelijk behandeld moet worden. (Kijk ook eens op http://www.hetnieuwewerkoverleg.nl/tips-2 voor nog meer tips).

      Wat voor ons erg goed werkt is iedere vergadering facultatief maken. Hoef je ook niet bang te zijn om iets te missen want je bepaalt vooraf zelf of het de moeite waard is om er bij te zijn.

  2. Bij mijn collega’s in het buitenland is te laat komen een liedje zingen! Iedereen vindt dat vervelend en kost geen geld.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *