Tag: Functievrij werken

Laatst hoorde ik (Patrick) Gary Vaynerchuk praten over ‘Scratch your own itch’, in goed nederlands “krab je eigen jeuk”. Zijn uitleg was dat je datgene moet doen waar JIJ jeuk van krijgt. Dat sprak ons aan: niet alleen maar andermans jeuk ‘herkennen’, maar vooral aan de slag met je eigen jeuk. En dat kan negatief en positief! 

Stel, je ergert je aan iets (negatieve jeuk). Als je vindt dat het anders moet maar het ligt buiten je invloed, dan moet je er geen energie aan besteden en dus proberen de jeuk te negeren. Maar als je wél invloed hebt, dan moet je er ook iets mee doen, en zorgen dat de jeuk verdwijnt: keuzes maken, actie ondernemen, iets doen.

Positieve jeuk bestaat ook en uit zich in de vorm van een kriebel. Veel mensen negeren die kriebel, maar wij vinden dat je juist met die kriebel ook iets moet doen. Heel lang hebben wij, voordat we Vrije Denkers werden, vooral geprobeerd de negatieve jeuk weg te halen. Zo hebben we tijdens onze loonslavernij onder andere het beoordelingsgesprek afgeschaft en onze manager ‘ontslagen’ (link). Dat maakt het werk wel leuker, maar echt gaaf werd het pas toen we onze positieve jeuk, onze kriebel, gingen volgen. Want waar wij echt energie van krijgen is mensen inspireren met prikkelende presentaties. Dat was een flinke kriebel die heeft geleid tot waar we nu staan!

Laatst hadden we een vervolgsessie van een groot landelijk opererend bedrijf waar we in december vorig jaar een eerste sessie hadden gegeven. Wat we merkten met het ophalen van ervaringen uit de eerste sessie is dat veel mensen aangaven moeite te hebben met het bepalen van ‘de eerste stap’. Maar de ‘eerste stap’ (bepalen) is wat anders als ‘stap 1 ’ (zetten) en dat vraagt misschien wat uitleg.

‘De eerste stap’ suggereert namelijk een tweede stap. Het suggereert een plan, een stap met voorbedachten rade. Een route. Een reeks. Een scenario. Wij hebben al eerder geschreven over wat we van plannen vinden en dat geldt al helemaal voor stap 1. Stap 1 is namelijk een stap in de richting van de bedoeling en dan maakt het niet uit wat je doet, als je maar in beweging komt. Mét uiteraard gevoel voor richting maar met ontbreken van inzicht in een volgende stap. Je gaat een relatie aan met het onbekende, het nieuwe, dat wat je tegenkomt. Pas daarin ontstaan de grondstoffen voor een nieuwe stap. Je gaat expliciet géén relatie aan met een in een plan voorbedachte stap 2. Oftewel je resoneert op de rauwe werkelijkheid en niet op een theoretische verhandeling.

En het woordje ‘bepalen’ (van een eerste stap) is ook een indicatie dat het klaarblijkelijk weer niet om het ‘doen’ lijkt te gaan, maar om het veilig theoretisch benaderen van een eerste stap. Stap 1 ‘zetten’ is gedrag en actie, ‘een eerste stap bepalen’ is een intentie formuleren en bedenken wat er zou kunnen gebeuren. En daar gaat het mis. Het gaat hier dus om het gedrag en de effecten ervan en niet om de intentie en het voorspellende effect ervan.

En dat is heel moeilijk. Denk ook aan wat Newton zegt: 

Een object in rust wil in rust blijven. Een object in beweging wil in beweging blijven.

Dat betekent dat als je geen externe kracht uitoefent op een object, het in zijn huidige toestand blijft. Die externe kracht, dat is stap 1. En omdat in beweging komen zo lastig lijkt, moet stap 1 dus het kleinst mogelijke stapje zijn. Zodat je in beweging komt – en in beweging blijft! Na stap1 komt immers…. stap 1. Het effect van de nieuwe stap 1 openbaart zich in de vorige stap 1. Dat kan stap 2 niet zijn.

Voel je het verschil?

Er bestaat een engelse uitspraak “yak shaving” die zich als volgt laat uitleggen:

Stel, je kijkt naar buiten en denkt: het is al dagen erg droog, ik moet nodig de tuin sproeien. Maar mijn slang is stuk, dus moet ik eerst een nieuwe slang halen. Maar mijn vrouw is weg met de auto dus dan moet ik met de bus. Maar mijn chipkaart heeft geen saldo, dus dan moet ik de chipkaart van mijn buurman even lenen. Maar die leent mij niets meer, want ik heb laatst een kussen geleend van hem en dat is stuk gegaan.

En voordat je het weet sta je in de dierentuin een yak te scheren, omdat de vulling van het kussen van de buurman van yakken-wol was… 

Dit is een aaneengesloten reeks van voorwaarden om een oplossing te vinden voor stapjes die niét gezet hadden hoeven worden. De bedoeling was immers om je tuin te sproeien en niet om een yak te scheren. Hoe leuk je dat ook vindt en hoe goed je daar ook in bent.

Deze parallel zien we vaak bij zowel kleine als grote organisaties: tussen de oorspronkelijke bedoeling en de weg naar die bedoeling zijn zoveel stappen, systemen en structuren gezet, dat de bedoeling – de tuin sproeien – uit het oog verloren is. Iedereen zet z’n eigen stapjes volgens de functieomschrijving (je vindt het leuk en je bent er goed in!) maar werk je daarmee nog aan de bedoeling? Moet jouw stapje nog wel gezet worden? Sta je niet een yak te scheren terwijl de planten water nodig hebben?

En dit zie je niet alleen veel bij organisaties, maar waarschijnlijk ook bij jezelf. Hoe vaak wil je iets, maar doe je het niet want wat nou als…? Of doe je iets anders omdat je denkt dat je éérst dat moet doen? Of wacht je totdat, want pas als… dan… 

Of het nu om mensen of organisaties gaat; wie ‘voorwaardelijke’ stappen zet om richting de bedoeling te komen, loopt grote kans deze bedoeling al snel uit het oog te verliezen. Stel jezelf dus steeds de vraag: Ben ik nou een yak aan het scheren?

Geïnspireerd door Seth Godin

Het is sociaal correct om de vraag “hoe gaat het?” met “Goed… druk” te beantwoorden, maar daar doen wij als Vrije Denkers natuurlijk niet aan mee. Want weet je, het is toch nooit af. Elke keer als je zegt “Dit moet echt even af, want anders…” dan neem je jezelf in de maling. Het is de grote valkuil van ondernemers, maar ook van veel werknemers: je laten leiden door (zelf)opgelegde deadlines. Vooral deadlines die van hogerhand opgelegd worden willen nog wel eens fictief zijn. Gewoon om maar een datum te hebben. Maar als niemand vraagt naar de reden van de deadline dan rent iedereen om die datum te halen en dat gaat ten koste van de kwaliteit.

Hoe dan wel? Dat is voor iedereen anders. Wissel eens af tussen “om 15 uur stop ik met werken” en “ik doe vandaag deze 12 dingen en daarna stop ik”. Dat begint natuurlijk met een afspraak met jezelf dat je niet steeds maar dóór blijft gaan. Dat je stopt als het ‘genoeg’ is. Maar wat is ‘genoeg’voor jou? Voor ondernemers is het meestal ‘meer opdrachten is meer geld is meer zekerheid’, maar wanneer stopt het? Wanneer is het genoeg? Ook voor werknemers, die vaak doorgaan tot de stapel werk op hun bureau weg is. Maar guess what? Morgen ligt er weer zo’n stapel. En misschien zelfs wel meer. Dus hoe ver ga je? Experimenteer eens met stoppen op een bepaalde tijd en stoppen na een afgebakende hoeveelheid taken. En kijk wat werkt voor jou. Want echt, werk is niet het enige belangrijke in je leven.

Stel, je bent boer en op een ochtend heb je ontzettend zin in een omeletje met ham. Je overlegt met de kip en met het varken of ze hieraan mee willen werken. Allebei zeggen ze toe, maar niet vanuit eenzelfde intentie. De kip legt een ei en draagt bij aan je ham-omelet. Het varken staat ham af en committeert zich daarmee 100% aan jouw doelstelling. Het varken heeft letterlijk het ‘skin in the game’ en heeft pijn. De kip wandelt vrolijk verder.

Voel je ‘m al? Wat ben jij in jouw organisatie? Draag je bij, sta je iets af van jezelf zonder dat je de consequenties direct voelt? Of committeer jij jezelf, draag je de volle verantwoordelijkheid van je acties en doet het dus ook echt zeer doen als het niet lukt? Hoe betrokken ben jij? 

De Engelse uitdrukking ‘skin in the game’ (met dank aan Nassim Taleb) geeft dit goed weer: wie echt betrokken is bij het behalen van een doel, draagt ook de risico’s als het niet lukt. Voor veel ondernemers is dit de dagelijkse gang van zaken. Wie een paar weken niets uitvreet, heeft ook geen inkomen. Bij de meeste werknemers in grote organisaties is actie en beloning minder hard aan elkaar gekoppeld; lange vergaderingen, een tandje lager of uitgebreide koffiepauzes hebben meestal niet direct consequenties voor het salaris aan het einde van de maand. Maar als je de afstand tussen ‘mens’ en ‘activiteit’ verkleint en je zorgt dat zowel de positieve als de negatieve gevolgen gelijk gevoeld worden, dan koppel je dus de waarde direct aan de (effectiviteit van de) activiteit. Dan denk je wel twee keer na of je een nutteloze vergadering van twee uur gaat bijwonen, of dat je je tijd beter gaat besteden.

Committeren aan je werk is niet nieuw. In vroegere tijden metselden huizenbouwers met stenen waar hun handtekening in stond. Stortte een huis of een brug in, dan waren daar vaak mensenlevens mee gemoeid. Voor de bouwer betekende dit dezelfde consequentie, namelijk een levenslange celstraf of soms de doodstraf. Bruggenbouwers moesten na voltooing van de bouw een tijdje onder hun eigen brug wonen met zijn gezin. Stortte het in dan waren de consequenties direct voelbaar.

Meer ‘skin in the game’ zou voor veel sectoren een oplossing zijn. Denk bijvoorbeeld aan de bancaire sector en dan in het bijzonder het meeste recente voorbeeld van het niet hebben van ‘skin in the game’ bij ING waar de leiding van de witwas-affaire vrijuit gaat omdat ‘niemand het overzicht had’ en ‘niemand specifiek verantwoordelijk’ kon worden gesteld.

Hoe zit dat met jou? Ben jij de kip of het varken?

“Het grootste gevaar is niet dat ons doel te hoog ligt en we het niet halen, maar dat het te laag ligt en we het wel halen.” – Michelangelo

Een interessant klassiek betoog en passend als je je leven betekenisvol wilt leven.

Maar dat is ook gelijk en precies waar veel mensen last van hebben. (Te) groot en meeslepend denken. En dan blijft snel bij intenties. Michelangelo heeft natuurlijk gelijk als er geen nobele bedoeling voorafgaat aan de stappen die je zet, dan dwaal je doelloos rond. Maar als die bedoeling er wel is dan zit een onvermogen aan het zetten van kleine stappen je wel degelijk in de weg. En dan schuilt het werkelijke gevaar dus niet langer in het gebrek aan een grotere bedoeling, maar in het onvermogen om met kleine stapjes te bewegen in de richting van die bedoeling.

Een voorbeeld. Laatst gaven we na onze keynote een masterclass. We hebben het eerste uur in die masterclass gewerkt aan het scherp krijgen van de bedoeling en aan de kleinst uitvoerbare stap van iedere individuele deelnemer. Vervolgens kregen ze het laatste half uur van de masterclass de gelegenheid en de uitdaging het ook werkelijk te ‘doen’. Uit te voeren. Er een ’emergente practice’ van te maken. Een daadwerkelijke stap te maken dus in de richting van de geformuleerde bedoeling en de intentie in te wisselen voor ervaring.

En we bedoelden echt ‘nu’ – niet: ‘Morgen geef ik meer ruimte aan mijn team’ of ‘Vanaf volgende week zorg ik dat er meer fouten mogen worden gemaakt’. Dat zijn immers intenties voor verderop in de tijd. Het gaat om het gedrag nu. In dat halve uur kwamen slechts enkelen van de mensen toe aan het echt uitvoeren van iets. Gedrag waaruit dus blijkt dat er iets gedaan is en waarvan van geleerd is. Het merendeel verbleef in de intentie van morgen en volgende week. Op de vraag ‘en wat heb je daadwerkelijk geleerd van het zetten van de stap’ kon slechts een enkeling een antwoord geven.

Een masterclass is bij uitstek een gelegenheid om iets te leren en te doorvoelen, dus daarin voorzag de oefening prima. Voor zowel de deelnemers als voor ons. Een prima oogst van het experiment.

Onze conclusie: Het euvel van ‘niet tot uitvoering komen in het moment’ is zeker geen onwil van de deelnemers, er wordt hard nagedacht en echt geprobeerd, maar het zit ‘m vooral in het onvermogen om klein(er) te denken. En dan ook te ‘doen’. Vijfennegentig procent van de mensen blijft op hun stoel zitten met gefronste wenkbrauwen, geanimeerde handbewegingen en bewegende mond. De overige 5 procent haalt koffie of gaat naar het toilet.

We denken vaak in te grote stappen, om zo snel mogelijk ons doel te halen. Maar een grote stap die je morgen of volgende week wil gaan zetten, heeft als gevaar dat je ‘t vergeten bent als ‘morgen’ of ‘volgende week’ aanbreekt en je vertrouwde gewoontes het weer overnemen. Nogmaals: het resultaat van de stap doet ertoe, maar het gedrag dat daarbij hoort is het echte werk. Een stap 1 om je doel te halen – of nog beter, een stap 1 in de richting van je bedoeling – is een stap die je nu kunt zetten.

Voorbeeldjes: Als je ‘morgen’ ‘iets’ wilt veranderen, kun je het nu in de agenda zetten en vraag je nu een collega om morgenmiddag bij je te checken of het echt gelukt is. Als je vertrouwen wilt vergroten, kan je nu een oefening doen om je achterover te laten vallen. Of als dat te eng is nu vragen aan een vreemde hoe je nu over komt en wat je kan doen om nu meer vertrouwen te krijgen. Als je ‘voortaan’ meer complimenten wilt geven, kan je dat nu al iemand mailen of direct bellen of het nu gelijk zeggen. Als je in ‘de toekomst’ meer vrijheid wilt, neem je nu een halve dag vrij. Of als dat planningstechnisch niet kan, ga je nu een half uurtje wandelen. Of als dat ook niet mogelijk is ga je nu iets langer naar het toilet. Het kan altijd 10x kleiner.

Het is makkelijker dan je ‘denkt’ en dat is precies het euvel. 

We gaven de deelnemers een half uur om iets te doen. Eigenlijk is dat veel te lang. Tien minuten is beter. Als ze het binnen 10 minuten namelijk niet doen gaan ze het ook in een half uur niet doen. En wat wij nog beter kunnen doen is de mensen plenair helpen met het inzicht van wat er nu allemaal mogelijk is.

Ik heb er nu een blog over geschreven. Nu is immers beter dan binnenkort.

In veel bedrijven zijn de maanden september tot en met december altijd wat hectisch. Niet alleen qua omzet of kerstkaarten, maar voor het einde van het jaar wordt ook flink gewerkt aan strategieplannen, marktsegmentatie-plannen, businessplannen en nieuwe product-marktcombinaties die voor het nieuwe jaar goed in de steigers moeten staan. En in de maanden daarna wordt alles op alles gezet om al die plannen om te zetten in actieplannen en kwartaalmeetings waarin de voortgang en resultaten worden besproken. 

Ik was daar in een vorig leven gemiddeld ook zeker zo’n 90% van mijn tijd aan kwijt. En toen we allebei uit dat strakke planningskeurslijf van onze toenmalige werkgever stapten en de Vrije Denkers zijn gestart, werd ons regelmatig de vraag gesteld door oud-gedienden in het vak: ‘En wat is jullie business plan?’ Welke markt gaan jullie bedienen? Welke product/marktcombinaties hebben jullie op het oog?’

Wij hebben heel bewust de keuze gemaakt om onze tijd daar niét aan te besteden, maar onze focus direct te leggen op het goed in contact zijn met klanten en hen te helpen met waar wij goed in zijn. Daar hebben we zicht op en een neus voor. Elk moment van de dag.  

Het ontbreken van marktsegmentatieplannen geeft ons de vrijheid om met iedereen in contact te komen. Het is een voorrecht om de ene dag een zorginstelling te helpen, de dag erop een bank een duwtje in de juiste richting te geven, een volgend moment een universiteit een Wake-up Call te geven en de week af te sluiten bij een prachtig familiebedrijf die probiotica produceert en mensen op een magnifieke wijze helpt. Ik was in tranen toen ik daar een dame hoorde over het niet hoeven verwijderen van haar blaas en uiteindelijk van euthanasie heeft afgezien omdat ze weer zin had in het leven. Allemaal door een prachtproduct van een prachtklant. We wisten vorige week nog niet dat we daar een verhaal mochten houden. Geen plan zou vooraf daarin kunnen voorzien.

We doen niet aan marketing. We hebben geen communicatieplan. Geen businesscases. Geen ‘double digit growth’. We zijn domweg in staat om in onze kosten te voorzien en een uitsmijter te eten als we onderweg zijn. Dat hoeft voor ons geen biefstuk te zijn. En geen sushi. En werken doen we overal waar maar nodig. Daar hebben wij geen gebouw als ‘merk’ voor nodig.

Het gevolg van die eenvoud is: een gezonde groei en in alle markten. Wat een rijkdom! Groei als gevolg van de dingen die je met hart en ziel doet, om dat je erin gelooft. Marketing omdat de mensen die je horen je aanbevelen bij anderen. Klanten die ons waarderen, omdat we ons verhaal zijn. Geen ‘bedenksels’ presenteren of aan ‘window-dressing’ doen. Business dus zonder businessplan. 

Wij kijken terug op een jaar waarin we weer veel plezier hebben gehad, dingen hebben aangedurfd, fouten hebben gemaakt, dingen hebben geleerd. Omdat we doen waar we blij van worden en waar we goed in zijn. Omdat ook wij mensen willen helpen met waar wij ook goed in zijn. Wij ‘zijn’ onze ‘product-markt-combinatie’.

We zouden achteraf moeten herleiden welke segmenten we zaten, hoeveel groei we waar hebben gehad, welke klant rendabel was of wie we zouden moeten bellen. En dan die resultaten dan weer omzetten naar een plan voor komend jaar waarmee we minstens 10% groei kunnen realiseren. Nee, ik geloof dat ik liever mijn tijd besteed om samen met m’n dochtertje de kerstballen in de boom te hangen. 

Wie ons filmpje kent weet al dat wij een voorstander zijn van veel lachen en veel vragen stellen. Waarom? Omdat dit alles te maken heeft met creativiteit. Het aantal vragen dat je stelt op een dag, vermenigvuldigt met het aantal keer dat je lacht, geeft een goede indicatie van je creativiteit. Zo zie je dat kinderen creatiever zijn dan volwassenen: je bent op je creatiefst als je 5 jaar bent, en op je 8^ste is dat meestal al gehalveerd. Op je 44^ste bereiken de meeste mensen een dieptepunt: terminale serieusheid genaamd. Na de pensioenleeftijd schiet de creativiteitsindex vaak weer omhoog. Als wij aan deelnemers vragen waarom, krijgen we als antwoord: ‘omdat je dan weer gaat doen wat je echt leuk vindt’.

Dat is natuurlijke een pijnlijke constatering, maar minstens zo pijnlijk is de constatering van Rutger Bregman tijdens een aflevering van Tegenlicht: ‘Een kwart van de beroepsbevolking twijfelt over het nut van zijn/haar baan’. Mensen met bullshitjobs en mensen die blijven hangen in een baan om hun pensioen af te wachten zijn niet zo heel erg verschillend. Of je nou een baan hebt die onzin is voor de maatschappij (bullshit-werk) of onzin voor jezelf (niet passend werk) – in beide gevallen is het heel erg jammer als je wel blijft zitten. Wat houdt jou tegen om daar iets tegen te doen?

Wie blijft zitten in onzin-werk of niet-passend werk, verliest tijd, energie en talent. Verspilling van talent hebben we het vaker over gehad maar ook verspilling van tijd is onnodig en heel erg zonde: van tijd heb je maar een beperkte voorraad, namelijk 24 uur per dag. Waarom zou je die niet besteden aan iets wat energie oplevert? Waar je je talent in kwijt kunt? Waar je blij van wordt?

Natuurlijk kun je vast honderden redenen bedenken waarom je het niet kúnt. Maar ook daar hebben we het al eerder over gehad: je bent zelf verantwoordelijk voor je acties – of het gebrek daaraan. We zijn benieuwd: lijkt jouw baan op een bullshit-job? Stel je geen vragen meer en lach je ook bijna niet meer op je werk? Dan is het misschien tijd om actie te ondernemen en iets te doen dat beter bij jou past en de maatschappij. 

In dit filmpje The Smell of the Place is professor Sumantra Goshal te zien, die met een prachtige metafoor vertelt over waarom de meeste organisaties ‘vast’ zitten, en waar ook de medewerkers ‘vast’ zitten. Volgens hem zit verandering (‘revitalising’) niet in het veranderen van de ménsen, maar in het veranderen van de context.

De metafoor die hij gebruikt is die van zijn geboortestad Calcutta, waar het in de zomer boven de 40 graden is met een luchtvochtigheid van 99%. Een omgeving die maakt dat je je moe voelt en alleen maar binnen wilt blijven. Heel anders dan de bossen van Fontaineblue, waar hij jarenlang woonde en die hem deden dansen, springen en rennen – die uitnodigen tot bewegen.

De meeste organisaties, zo zegt hij, hebben de ‘lucht’ van Calcutta. Medewerkers zijn moe en willen niet bewegen. Er is een ‘luchtvochtigheid’ in de vorm van structuren, regels en processen, er is sprake van randvoorwaarden (‘constraint’), van volgzaamheid (‘compliance’), van controle en van contracten. Volgens Goshal kun je de ‘smell’ van de organisatie aanpassen en zo de medewerkers laten bewegen – net als in de bossen van Fontainebleu. Hij geeft als alternatieven ‘stretch’ in plaats van constraint; een omgeving waarin medewerkers uit zichzelf méér doen. En zelfdiscipline in plaats van volgzaamheid; de juiste dingen doen omdat je het wilt en niet omdat het moet. In plaats van controle geeft hij support als alternatief, waarbij de mensen om je heen ‘help you to win’. Als laatste is het alternatief voor contracten ‘vertrouwen’ – laat los en zie wat er gebeurt.

We hebben het al vaker gehad over de rol van het management in organisaties, en hun automatische neiging om nog meer regels te maken op het moment dat iets niet goed gaat. Wij vinden dat de rol van managers juist is om meer waarde te creëren, in plaats van meer regels. Om medewerkers te steunen om het goede te doen en om meer te leveren dan van ze verwacht wordt. Dus in plaats van individuele medewerkers proberen te veranderen, verander de ‘smell’ van je organisatie en laat je mensen uit zichzelf in beweging komen.

Tijdens gesprekken met potentiële opdrachtgevers, lichten wij altijd toe hoe ons ‘waardebepaling achteraf’ principe werkt. We geven aan dat we met een bandbreedte werken en dat het bedrag op de uiteindelijke factuur ergens binnen die bandbreedte zou moeten uitkomen. E.e.a. afhankelijk van hoe men onze prestatie in de praktijk heeft ervaren. De opdrachtgever bepaalt dus de uiteindelijke waarde die wij hebben geleverd – achteraf en binnen de vooraf afgestemde bandbreedte. Zijn ze erg tevreden gaan ze meer bovenin de bandbreedte zitten (of er zelfs overheen als ze het uitmuntend vonden). Zijn er punten ter verbetering of hebben we anderszins niet helemaal naar verwachting geleverd, dan zitten we rond het midden of richting de onderkant van de bandbreedte.

We hebben recent te maken gehad met twee overheidsorganisaties die zeer tevreden waren met onze prestatie, maar toch in het midden van de bandbreedte uitkwamen als bedrag, in het waardebepalingsgesprek dat wij een week na de prestatie te hebben geleverd, met als argument: ‘Het is wel belastinggeld waar we mee werken.’

Een argument waar iedereen het mee eens kan zijn. Toch?

Wij niet. Om verschillende redenen. Als je vooraf met elkaar afspreekt dat de bandbreedte er is om de prestatie die wij leveren te waarderen, dan moeten de argumenten ook in relatie tot die prestatie liggen. Als het ‘belastinggeld uitgaven beperken’ een argument in de overweging is, en dat is natuurlijk een goed argument, maar dan moet wel dat vooraf besproken zijn.  En als vooraf de bandbreedte knelt in het budget, dan zijn er twee mogelijkheden. Of wij doen het niet, of wij doen iets met de bandbreedte. Maar we kunnen nog iets doen omdat het vooraf wordt overwogen. Fair enough.

Als je dat argument achteraf gebruikt, dus ná onze prestatie, neigt het een gemaskeerd excuus te zijn dat wordt gebruikt om het factuurbedrag onheus omlaag te brengen. Dat is op z’n minst niet netjes, maar het schaadt vooral het vertrouwen. Het is immers niet wat we vooraf met elkaar zijn overeengekomen.

Als wij minder presteren dan verwacht, of een van ons twee had een slechte stem, of we konden het publiek, het sentiment of het thema van de bijeenkomst onvoldoende adresseren, dan is het een ander verhaal. Dat zijn allemaal argumenten die de waarde van onze prestatie, terecht, negatief beïnvloeden. Dan is een bijstelling omlaag gerechtvaardigd.

Eén van die twee overheidsinstellingen wilde ons een jaar later voor tweede keer op het podium hebben en dit keer iets langer dan de vorige keer. Geweldig natuurlijk en een herbevestiging van de tevredenheid over onze eerdere prestatie door de opdrachtgever. Zij gaven echter wel aan dat de waardebandbreedte die bij die langere podiumtijd hoorde aan de hoge kant was met als argument, je raadt het al, ‘het is immers wel belastinggeld’. Gelukkig was het dit keer vooraf en dan kun je het er in elk geval met elkaar over hebben.

Ik gaf aan dat ik het bijzonder op prijs stelde dat het belastinggeld zo goed en overwogen wordt uitgegeven. Maar ik voegde er wel wat aan toe.

De eerste sessie bij die instelling was een mooie bijeenkomst en wij brengen het publiek in een modus waarbij we ze (1) verleiden om ten minste één onderwerp mee te nemen uit onze sessie van de vele die we aanreiken en (2) om het kleinst mogelijke uitvoerbare stapje dat zij zelf kunnen zetten ook daadwerkelijk te zetten. Vandaag liefst nog, maar morgen uiterlijk. Toevallig hadden wij dit keer op het einde een korte evaluatie met daarbij de oproep aan de mensen om te gaan staan. Ze kregen de aanmoediging om te gaan zitten als ze niets in de sessie hadden gevonden waar ze iets mee konden. Van de tachtig mensen bleven er negenenzeventig staan. De vervolgvraag was ‘ga zitten als je morgen daadwerkelijk een stap gaat zetten. Er gingen een man of tien, twaalf, zitten in de wetenschap dat de waan van de dag het toch wel zou overnemen. Bijzonder moedig en eerlijk en bovendien realistisch. Een man of zestig bleef dus staan. Ze hadden er iets aan en zouden ook iets ondernemen.

Mooi resultaat, zou je zeggen.

Bij het argument ‘het is immers belastinggeld’ had ik dus de logische vervolgvraag, ik ben immers die belastingbetaler, wat is er eigenlijk in het afgelopen jaar gebeurd met het resultaat van die eerste workshop een jaar geleden? Als zestig mensen toezeggen er iets mee te gaan doen, dan moeten er toch een paar zijn geweest die ook daadwerkelijk in actie zijn gekomen. En ik ben, als het argument van ‘het is belastinggeld’ word ingezet, nieuwsgierig geworden naar het effect van inzet van dat gemeenschapsgeld. Er is immers door ons een aanzet gedaan, die is gewaardeerd, en wat hebben de mensen met die investering gedaan. Hebben ze het goed ingezet? Aangewend? Hebben ze het gat tussen denken en doen wat kleiner gekregen? Wat was het effect van die investering en hoe stond het met de afspraak die ze met zichzelf hadden gemaakt.

Het viel stil aan de andere kant van de tafel. ‘Je hebt een punt’ was het antwoord.

We konden onze normale bandbreedte blijven hanteren voor de tweede sessie.

Dus ben je van een overheidsinstelling en wil je het argument ‘het is immers belastinggeld’ hanteren. Dat is je goed recht en het dient een nobel doel. Maar wees er dan in elk geval wel op voorbereid dat wij het antwoord, op de vraag of het belastinggeld goed is besteed, zullen komen ophalen. Er is immers (1) een uitgave aan ons voor de prestatie, maar (2) de grootste prestatie moet uiteindelijk de medewerkers van de instelling daarna geleverd worden. Het één kan niet zonder het ander. Als geld van de belastingbetaler wordt uitgegeven, dan is heeft diezelfde belastingbetaler recht op inzage van het effect van die investering. En als dat effect uitblijft heb je iets uit te leggen. Niet in het minst aan jezelf. Maar nog meer aan de gemeenschap die het uitgeven van dat belastinggeld in handen legt van die instituten.

’s Ochtends op het schoolplein is het een komen en gaan van ouders die hun kinderen brengen. Sommigen heel vroeg, sommigen op het nippertje. Sommigen relaxed, sommigen met paniek in de ogen omdat ze nog zoveel moeten doen. Maar allemaal brengen ze hun kinderen op tijd naar school.

Vergelijk dat eens met een gemiddelde vergadering. Hoeveel vergaderingen die jij bijwoont beginnen op tijd? Hoeveel mensen komen vijf, tien of soms zelfs vijftien minuten te laat binnen? En wat zegt dat over die vergadering? Vaak is het niet eens overmacht, maar hadden de laatkomers eerst nog ‘iets belangrijkers’ te doen. Hoe belangrijk is dus die vergadering? In onze ogen maakt dat die vergadering overbodig.

Wij denken dat het ook te maken heeft met de druk die we onszelf opleggen door de hele dag door alle vergaderingen strak op elkaar te plannen. Zo geef je jezelf geen ruimte om dat wat in een vergadering besproken is ook daadwerkelijk te gaan doen. En pik je die tijd af van andere vergaderingen, waar je dus te laat – of helemaal niet – komt. En zo zit je al snel in een cyclus van tijd vullen met vergaderingen die niet belangrijk zijn, om dingen niet te doen die wel belangrijk zijn.

Hoe anders is dat op het schoolplein, en thuis. Daar geven we onze kinderen het goede voorbeeld – niet te laat komen! Daar zorgen we dat ze op tijd op school en op hun andere afspraken zijn. En daar zijn ook stilzwijgende afspraken over, en consequenties voor het niet naleven daarvan. Net zoals vroeger in de collegezaal: als je te laat was, dan trof je een dichte deur.

Met vergaderingen hebben we dat eerst ook nog geprobeerd. Wie te laat kwam, moest de volgende keer saucijzenbroodjes meenemen. Maar behalve dat dit ons gewicht niet ten goede kwam, bleek het ook niet vol te houden. Stilzwijgend zijn er geen afspraken meer als het gaat over vergaderingen. En dat lijken we met z’n allen maar gewoon te accepteren.

Wie kent nog de Duitse uitzonderingsrijtjes uit z’n hoofd? Mit, nach, bei, seit…. En hoe kan het dat je die nu nog kunt opdreunen? Wij hebben het antwoord van Hermann Ebbinghaus, die als eerste wetenschappelijk de ‘vergeetcurve’ wist vast te leggen. Hij stelt dat na 20 minuten je de helft van het geleerde alweer vergeten bent, en dat je je na één dag nog maar zo’n 30% herinnert. Waarom weet je dan die Duitse rijtjes nog? Simpel: herhaling!

Wij hebben het zelf ook ondervonden bij onze sessies. Vaak kregen we na een sessie van de organisatie terug dat iedereen echt super geïnspireerd was na afloop, maar eenmaal weer op de werkplek vol door de waan van de dag in beslag werd genomen.

We hebben ons verdiept in Ebbinghaus’ vergeetcurve en zijn oplossingen om dit te voorkomen. Zo geeft hij aan dat de onthoudbereidheid groter is als er emotie bij komt kijken. Ook audiovisuele manieren van informatie overbrengen helpt bij het onthouden. Maar zijn belangrijkste oplossing was toch wel de herhaling.

Wie na tien minuten herhaalt, zit weer op 100%. Wie na een dag weer herhaalt, zit opnieuw op 100% én is minder vergeten. Na een week en een maand herhalen, zit de informatie practisch net zo stevig verankert als de Duitse rijtjes.

We hebben daarom gezocht naar manieren om onze informatie zo goed mogelijk over te brengen. Dat doen we met emotie (vooral humor ?), met audiovisuele ondersteuning en met regelmatige herhalingen binnen de sessie. Ook hebben we geëxperimenteerd met herhalingen over de sessie heen, door bijvoorbeeld terugkomsessies.

Ebbinghaus geeft echter strikte intervalperiodes aan waarbinnen de herhaling moet vallen. Een wetmatigheid zeg maar. En vaak komt dat in de praktijk niet precies uit qua tijd of planning, en moet een terugkomsessie (een herhaling) verzet worden. De organisatorische natuur intervenieert met die menselijke wetmatigheid van het vergeten, en dan merken we dat het effect soms minder lang draagt dan we zouden wensen.

Het is dus voor ons blijvend zoeken naar een goede manier om te zorgen dat iedereen over 20 jaar niet alleen “mit, nach, bei, seit…” maar zich ook “na stap 1 komt stap 1” kan herinneren en kan genieten van de betekenis ervan.

Je linker- en je rechterhersenhelft hebben nogal verschillende voorkeuren. Links wil graag ordening, ratio en logica. Rechts is meer van de verbeelding, het experiment en zelfs een beetje chaos. Dat is niets nieuws voor de meeste mensen. Dus als wij aan een zaal vragen: “Wie is er fan van een geordende wereld?” steekt ongeveer de helft z’n hand op. De andere helft voelt zich beter bij een ongeordende wereld.

Wat veel mensen niét weten, is dat binnen de geordende en ongeordende werelden ook nog weer verschillende domeinen bestaan. (Vrij naar het Cynefin-framework en komt oorspronkelijk van Dave Snowden). Snowden geeft aan dat de geordende wereld twee domeinen kent: een ‘simpel‘ domein , waar oorzaak en gevolg logisch en verklaarbaar zijn. Voorbeeld: Je draait de kraan open en er komt water uit; je draait ‘m dicht en het water stopt. Het tweede domein in de geordende wereld is het gecompliceerde domein, waar oorzaak en gevolg ook logisch zijn, maar waar enige analyse nodig is om dat te ontdekken. Voorbeeld: tijdens het rijden gaat er een lampje op je dashboard branden. Je rijdt naar de garage en die onderzoeken de auto en lossen het op. De geordende wereld is overzichtelijk en logisch; de wereld ook van de standaardisatie. Het is een wereld ook waarin de meer behoudende en conservatieve mensen zich thuisvoelen.

Daarnaast is de ongeordende wereld en ook die kent twee domeinen. Het domein van de chaos: oorzaak en gevolg hebben hierin geen enkele relatie. Het tweede domein is het complexe domein, waar oorzaak – gevolg alleen achteraf logisch vast te stellen is, maar nooit vooraf te voorspellen is. Het is het domein van bijvoorbeeld weersvoorspellingen en waar meer dan drie mensen met elkaar samenwerken. Het grote aantal variabelen hierin maakt voorspelbaarheid praktisch onmogelijk.

In deze complexe ongeordende wereld kunnen wel patronen ontstaan op het moment dat een achteraf vastgestelde ‘oorzaak – gevolg-relatie’ vaker voorkomt. Deze patronen kun je dan overbrengen naar de geordende wereld om te kijken of je ze kunt optimaliseren: goedkoper, sneller, efficiënter.

De geordende en ongeordende wereld hebben een sterke wisselwerking. In de maatschappij geniet de geordende wereld veel aandacht en gaat veel van onze tijd en energie naar businesscases, best practices en plannen. Maar wij willen ook graag een lans breken voor de ongeordende wereld en het meer erkenning geven, al is het alleen maar om dat we – zeker ná middernacht – meer moeten improviseren en experimenteren.

De oproep in deze blog is om diegene die van een geordende wereld houden daar vooral in te laten excelleren, maar ook een tweede liefde aan te bieden namelijk die van de ongeordende complexe wereld. Net zoals de fans van een ongeordende wereld zich thuis moeten blijven voelen in weinig tot geen structuur en de geordende wereld omarmen als nuttige en noodzakelijke aanvulling op hun wereldbeeld.

De meeste hersenen bestaan uit twee delen die goed samenwerken. En ben je meer van de ene hersenhelft dan van de andere, geniet ervan, zet het in en zoek iemand op die precies het tegenovergestelde heeft. We hebben elkaar immers hard nodig om in balans te blijven.

We hebben er wel eens een videotje van gemaakt jaren geleden.

Pas geleden zagen wij een online college van de Universiteit van Nederland, “Hoe vernietig je met je spaargeld je eigen toekomst?” Het college van Kellie Liket (Erasmus Universiteit) gaat over wat er gebeurt met je spaargeld dat je aan goede doelen geeft en welke impact dat kan hebben op je eigen toekomst. Een college vol leermomenten, waarvan er in elk geval één ons Vrije Denkers-hart heeft geraakt.

De docent begint met een persoonlijk verhaal, hoe zij met haar gevallen zoontje in de wachtkamer zit van een ziekenhuis, en zich afvraagt waarom andere mensen eerst mogen. Het verhaal erachter, dat zij ook vertelt, is dat de artsen in een ziekenhuis elk moment triage doen: een inschatting van de spoed van elke cliënt. Dit heeft te maken met hun bedoeling om levens te redden, en een inschatting van welke actie het meeste bijdraagt aan het invullen van die bedoeling.

Voor ons is het duidelijk; eigenlijk zou iedereen elke dag triage moeten doen. Het voorbeeld uit het college (welk goede doel geeft de meeste waarde over de langst mogelijke termijn?) is voor ons ook toepasbaar in de dagelijkse praktijk. Maak voor jezelf duidelijk waar je het voor doet (de bedoeling), kijk naar wat de meeste waarde heeft in wat je wil bereiken en maak vervolgens een keuze. De meeste acties zijn het gevolg van automatisch gedrag, en als Vrije Denkers willen we steeds weer mensen bewust maken: is er een andere stap mogelijk die meer waarde levert? Zo ja, néém dan die stap.

En besef ook dat niet alle stappen in één keer genomen hoeven te worden. Maak het kleinst mogelijke stapje in de richting van je bedoeling. Wil je je huis milieuvriendelijker maken? Kijk dan naar wat de meeste waarde oplevert en zet die stap eerst. Er is geen goed of fout, alleen maar een bewuste keuze. En een stap 1 in de richting van de bedoeling.

Onlangs spraken we iemand wiens bedrijf net had besloten om naar een nieuw gebouw te verhuizen en daar ook gelijk ‘Het Nieuwe Werken’ toe te passen. Zijn zorg zat vooral in het moeten bewaren van het ‘teamgevoel’, aangezien in de nieuwe situatie mensen niet meer per definitie bij hun eigen teamgenoten zouden zitten. Het Nieuwe Werken betekent namelijk werken waar, wanneer én met wie je wilt.

De overgang van traditioneel werken naar het nieuwe werken heeft als gevolg dat mensen bij collega’s gaan zitten met wie ze op dat moment samenwerken. Zo ontstaan flexibele teams, vanuit een gezamenlijke taak of verantwoordelijkheid. Maar vaak wordt van bovenaf toch krampachtig vastgehouden aan vaste teams als een hiërarchische eenheid in een organogram. Met een vaste taak, vaste mensen en de uitdaging van het behouden van het ‘teamgevoel’.

Hoewel het nieuwe werken allang niet nieuw meer is, is het nooit echt vernieuwend geweest. Het is vaak ingezet als bezuinigingsslag, uitgaande van wat er al is (teams en taken en managers), in een verantwoordingsstructuur met rapportages en missies en budgetten. Wanneer je niet alleen je werkomgeving maar ook je mensen kunt loslaten, en uitgaat van de bedoeling (zie ook…) dan wordt je organisatie niet 10% beter, maar 10x beter.

Werken vanuit de bedoeling is werken aan waarde in de richting van die bedoeling, en niet om doelen te halen. Zo ontstaan er vanzelf flexibele teams, waarbij het teamgevoel ontstaat vanuit het samen waarde creëren. Dus stel vast met elkaar wat de bedoeling is en vertrouw op je mensen, dat ze weten wat ze doen, waar en met wie; want zoals Mattieu Weggeman zegt: een vakmens doet liever iets goed dan fout.

Je hebt vast wel eens op je werk dat je denkt: ‘goh, dit zou veel sneller / beter / goedkoper kunnen’. Soms ga je met een voorstel naar je manager, vaker nog blijft het bij een gedachte. Maar af en toe vraagt het management je juist om mee te denken, en dan kun je eindelijk je idee kwijt!

Als je namelijk aan mensen vraagt of ze ideeën hebben om iets sneller, beter of goedkoper te doen, of om juist radicaal anders te gaan werken, dan heeft iedereen wel een idee. En dat merk je dan. En als er 100 collega’s zijn met 100 ideeën, dan is het eerste dat men denkt: die kunnen we nooit allemaal tegelijkertijd uitvoeren. Dat lukt nooit. Het is te duur. Kost te veel energie. We hebben te weinig tijd.

Daarom biedt het management de helpende hand. In klein comité, de jury, bespreken ze alle ideeën en pikken er een paar uit die verder ontwikkeld mogen worden. Dat levert een overzichtelijk plan op met haalbare ideeën, waar budget voor is, en mankracht, en die bovendien mooi bij de strategie passen. ‘Death by management selection’ noemen we dat en we hebben er al eerder over geschreven.

Toch denken we dat het management hier de mist ingaat. Wij vinden dat als je 100 ideeën hebt, je ze wel én direct alle 100 uit moet voeren. De ideeën waar energie op zit, die breed gedragen worden, die selecteren zich uit. En dat zijn ze nooit alle 100. Misschien 10. Of 5. Alleen degene die écht willen, gaan ermee aan de slag. Misschien wordt daarmee niet het beste idee uitgevoerd, maar het wordt wel uitgevoerd en het wordt zelfs een succes, omdát het uitgevoerd wordt. Er is immers vaak geen gebrek aan geld, of ideeën, of visie, maar vooral een gebrek aan ‘uitvoeringskracht en volharding’.

En tussen die 100 ideeën zitten zeker ook ideeën die anderen uit moeten voeren. Die een ‘project’ worden, waar een ‘plan’ voor nodig is. En een ‘team’. Erger nog een ‘business case’.  Voorwaardelijke ideeën dus.

Die ideeën, die niet gelijk met eigen enthousiasme uitgevoerd kunnen worden, die sterven een natuurlijke dood. Oftewel ‘death by natural selection.’ Veel verstandiger in onze ogen dan ‘death by management selection’.