Mariët: ons ‘jaarplan’ nu op één A4.

Ik werk als regiomanager bij Azora, een thuiszorgorganisatie in Gelderland. Elk jaar komen alle managers bij elkaar op een inspiratiedag, waar we dan ook voor elke regio ons jaarplan maken. Twee jaar geleden was ik met mijn team op die inspiratiedag daarmee bezig, toen we na het eerste deel de workshop “Doen is de beste manier van denken” van de Vrije Denkers kregen. Daarin vertelden ze over ‘na middernacht’ en hoe de werkelijkheid ons zo snel inhaalt dat doelen stellen en plannen maken nauwelijks zin heeft. Na de sessie van de Vrije Denkers vervolgden we ons voorgeprogrammeerde dagprogramma met het verder ontwikkelen van onze jaarplannen. En dat voelde zó raar voor mij: we hadden net overtuigend gehoord dat je na stap 1 waarschijnlijk op een hele andere plek staat dan je vooraf bedacht had, en wij zouden nu gewoon verder gaan met een jaarplan vol doelen, details en stappenplannen?

Ik besloot spontaan om met het team eerst stil te staan bij de presentatie van de Vrije denkers.

Ik heb mijn team gevraagd wat bij hen is blijven hangen van de workshop van de Vrije Denkers. Dat werd een hele interessante opsomming. Er waren al overkoepelende jaardoelen van Azora in het algemeen en ik vroeg aan mijn team of dat, in combinatie met de genoemde slogans op basis van de workshop, voldoende was voor hen. Konden ze hiermee aan de slag met hun team? Het was even stil, maar daarna raakte iedereen enthousiast: dit was inderdaad alles wat ze nodig hadden. 

We hebben (na de inspiratiedag) bij de kernwaarden afbeeldingen gezocht en ze, samen met de jaardoelen, op posters laten drukken. Wij hebben de Vrije Denkers vervolgens nog uitgenodigd om hun presentatie te geven aan een bijeenkomst voor alle medewerkers, waarna wij ons jaarplan hebben gepresenteerd.

Het mooie was dat ons jaarplan in alle kantoren van de teammanagers en op de teamposten werd gehangen, waar die eerder in een lade verdween. Nu konden we echt aan de slag met wat was blijven hangen van de workshop: doen wat nodig is, experimenteren en falen.

De externe auditor heeft ons hier uitgebreid op bevraagd. Hoe weet je dat mensen het goede doen? Hoe weet je dat aan de doelen gewerkt wordt? Mijn antwoord was dat we (1) veel contact hebben onderling, (2) goed luisteren naar medewerkers en (3) zien en ervaren wat er hier en nu is. Vrijheid en vertrouwen zijn daarin essentieel. En alle mooie initiatieven en missers koppelen we ieder trimester terug aan iedereen. De externe auditor had vervolgens gesprekken op de afdelingen en was positief verbaasd. “Iedereen kent het jaarplan!”

Wat mij altijd is bij gebleven van de presentatie van de Vrije Denkers is het voorbeeld van de witte kip en de springtouwen. Het werd mij in een korte oefening van één minuut glashelder dat als je je te veel focust op een stip aan de horizon, dat er dan veel relevante informatie aan je voorbij kan gaan. En dat kan catastrofaal zijn voor je organisatie in een snel veranderende wereld.

Begin vorig jaar kregen we de kans om (als één van de twee organisaties in Nederland) mee te doen met de pilot Leefplezier van de Leyden Academy. Dat voelde zo goed dat we gelijk ja hebben gezegd. De pilot sluit naadloos aan op het gedachtengoed van de Vrije Denkers: we werken daar ook helemaal vanuit de bedoeling. De laatste levensjaren van de mensen die in ons verpleeghuis komen, moeten zo fijn mogelijk zijn – we noemen dat leefplezier. We bevinden ons nu in de fase dat we de werkprocessen bekijken en de afvinklijstjes achter ons willen laten. Natuurlijk hebben medewerkers ook iets van een kader nodig. Voor de inhuizing zijn we nu aan het uitproberen of het kader “een warm welkom” helpend is. Dit betekent dat we accepteren dat er verschil is. Het warme welkom kan er op iedere woning immers anders uit zien.

Ik vertrouw er helemaal op dat onze medewerkers dat ‘warme welkom’ op de best mogelijke manier vormgeven. Ze werken vanuit hun hart en doen wat nodig is, daar kan echt geen (traditioneel) jaarplan tegenop.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *