‘Externen’ mogen pas om 8 uur naar binnen

Jaren geleden hadden wij, Vrije Denkers, een sessie in een middelgrote gemeente die om 8 uur ‘s-morgens zou starten. Om de sessie goed voorbereid te beginnen, hadden we een afspraak gemaakt om om 7 uur (!) voor te bespreken, en we meldden ons netjes op tijd bij het gemeentehuis. Onze contactpersoon deed open, maar werd tegengehouden door een collega van haar. Of we niet wisten dat externen pas om 8 uur naar binnen mochten. Geen enkel argument leek de beste man ervan te overtuigen dat het slimmer was de ontmoeting te laten plaatsvinden en we hebben nog een uur doelloos in de omgeving gezocht naar een kop koffie. Regels zijn nodig, maar soms lijken ze te strikt te worden nageleefd. De beambte leefde naar de letter van de regels en niet in de geest ervan.

Dit is een mooi voorbeeld van een clash tussen leef- en systeemwereld (prachtig Wouter Hart gedachtengoed). We leven allemaal in de leefwereld, maar verregaande automatisering, behoefte aan efficiency, protocollen, beleid en procedures maken het niet gemakkelijker om de eigen professionele ruimte aan te wenden om te doen wat juist is . De systeemwereld dient wel degelijk een doel, maar soms schieten we met z’n allen daarin door. In onze ogen is de systeemwereld dienend aan de leefwereld. Niet andersom.

Ander voorbeeld. We waren te gast bij een afdeling van de politie, waarbij medewerkers klaagden dat er zoveel aangiftes waren en dat die zoveel administratieve last met zich meebrachten. De teamchef zei daarop: “Maar hoeveel aangiftes moeten echt aangifte worden?” Hij legde uit dat hij vroeger met iedereen die binnenkwam voor een aangifte echt in gesprek ging. Wat was er werkelijk aan de hand en is een aangifte echt de juiste weg? Want heel vaak bleek dat niet het geval en kon – enkel door een ‘leefwereld’-gesprek – een hele andere oplossing gevonden worden.

Hoe laat je nou de systeemwereld dienend zijn aan de leefwereld, zoals in bovenstaande voorbeelden? Het antwoord is simpel, maar niet makkelijk; door in elk geval met elkaar voortdurend vast te stellen wat nu eigenlijk ‘de bedoeling’ is. Waarom doe je wat je doet? Wat is de visie en draagt wat je doet daaraan bij? Dien je de leefwereld of de systeemwereld? Stel jezelf steeds weer deze vragen en werk zo steeds meer vanuit de bedoeling! En durf meer je professionele ruimte te benutten. De leefwereld dienen vanuit de bedoeling is aanzienlijk moeilijker dan het blind dienen van de systeemwereld, maar het komt de bedoeling en het resultaat ten goede. Het zorgt in elk geval voor betere koffie en meer politie op straat ;-).

10 gedachten over “‘Externen’ mogen pas om 8 uur naar binnen”

  1. Prima stukje! Vanmiddag een hoorcollege van Rick Maes (9 vlaksmodel😀) bij de provincie ZH. Hij droeg exact hetzelfde uit. Hij daagde mensen uit kritisch om te gaan met enig model (model overspanning) en (nog meer) te relateren aan de mens en zijn/haar belevingswereld, om zo samen succesvol stappen te kunnen maken.

  2. Helemaal eens met dit stukje.
    Alleen hebben sommige mensen een systeem wereld nodig om te “overleven” en wordt er dus dankbaar gebruik van gemaakt en heel veel aan opgehangen.
    Als je uitlegt wat het doel van “het systeem” is wordt je meestal wel begrepen maar gaat men vervolgens meestal al snel over met uitleggen waarom men zich aan “het systeem” moet houden. Je wordt dan aangekeken als iemand die zich niet aan “het systeem” wil conformeren.
    Maar het is duidelijk (jullie schrijven het zelf al “Jaren geleden…”), het zullen altijd twee werelden blijven. Laten we hopen dat ze samen gaan en dat niet 1 van de 2 gaat overwinnen.

    1. Je hebt een punt Peter! Voor veel mensen is het nodig dat een bedoeling ook wordt doorvertaald naar concrete maatregelen en dat gaat het systeem weer snel ‘regeren’ en wordt de ‘bedoeling’ weer een soort tweede keus of verliest helemaal terrein. Wat je zegt gebeurt idd dat al snel wordt uitgelegd waarom je je aan de regels en de procedures moet houden in plaats van waarom ze er ook alweer waren. Het is logisch dat mensen zich dan al snel vastklampen aan het systeem. Dank voor de nuance!

  3. Ik snap dat wel.
    Een externe die al voor 8 uur binnen zou komen, stel je dat nou eens voor, dan krijg je natuurlijk, nou, dan heb je altijd dat eh, en je weet toch zelf ook wel, dan gaan ze natuurlijk eh, dat zul je zien, en als je er eenmaal aan begint, dan moet je eens opletten, en je kunt er lang en breed over praten maar een externe is gewoon geen interne, en 8 uur is toch een heldere afspraak, nou dan, dan gaan we niet allemaal voor onszelf, want dan is het hek van de dam. Daarom dus.

    Overigens staat de oplossing ertussen. Het hek moet van de dam.

      1. Dat gaat lekker Arthur, dank je! Momenteel, naast individuele trainingen en opdrachten,, binnen bij een grote club en bijna bij een tweede grote. Dan ff knopen tellen en ws klein remmetje erop – maar da’s een luxe probleem 😉

  4. Mooi stukje en helemaal eens met de opmerking dat de systeemwereld dienend is aan de leefwereld. Het wordt zo vaak vergeten dat de systeemwereld er is om, waar mogelijk, ons leven makkelijker/eenvoudiger te maken en dat automatiseren niet het doel op zich is.
    Ik kom regelmatig situaties tegen waar mensen van alles willen automatiseren maar waarin in sommige gevallen een handmatige handeling de eenvoudigste, goedkoopste, de meest efficiënte en de meest voor de hand liggende is. Het bijzondere is dat deze optie vaak gewoon over het hoofd wordt gezien of genegeerd. En waar dus ook belangrijke informatie verloren kan gaan getuige het voorbeeld van de handmatige aangifte bij de politie.
    Key hier is inderdaad om continue, met de juiste belang hebbende, vast te stellen wat je uiteindelijke doel is en hoe dit te realiseren. Wat probeer je echt te bereiken. Maar daarnaast moet je natuurlijk ook de afweging blijven maken of de kosten die een eventuele automatisering met zich mee brengen het uiteindelijke resultaat wel waard zijn. Soms kan de conclusie ook zijn dat automatiseren wel mogelijk is maar niet altijd noodzakelijk of zelfs onwenselijk.

    1. Zeg je mooi Rene. Het lijkt idd raar, maar mensen zoeken het heel snel in automatisering, plannen of procedures ipv simpele menselijk afspraken of basis van vertrouwen en vakmanschap. Meer pleiten voor ‘social controls’ dan alsmaar vergroten van ‘technical controls’. Mooie analogie is de verkeerslichtenvrije kruising/rotonde van Hans Monderman. Doordat er geen technical stops/go’s meer zijn is het elkaar even in de ogen kijken, gunnen of nemen van voorrang, meer voorzichtig benaderen van een potentieel gevaarlijke kruising. Gevolg: minder ongelukken. Verwacht ook niet iedereen ;-).

  5. Voor mensen die in het zogenaamde systeem denken vastzitten (en volgen): volg de sessies van Jan Rotmans!

    En een gevleugelde uitspraak is:
    Waar het protocol begint, eindigt niet zelden het nadenken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *