De beuk d’r in door gewoon dóen …

… en gewóón doen!

Mijn naam is Koert Terhürne en ik vervul de rol van directievoorzitter van Dura Vermeer Bouw Hengelo. Ruim tien jaar geleden gingen we met onze organisatie steeds meer richting het concept ‘netwerkorganisatie’ en ‘horizontaal organiseren’. Om hier een passende en werkbare situatie in te kunnen creëren wilden we een sessie organiseren. Ik ben toen op zoek gegaan naar een aansprekend filmpje dat aangaf wat voor mij – voor ons – belangrijk is en ik kwam uit bij de video van Arthur en Patrick: ‘Doen is de beste manier van denken’.

Alles in dat filmpje spreekt mij aan. Vooral het doén in plaats van eerst alles eindeloos uitdenken. Het sloeg ook aan bij onze medewerkers omdat het heel goed weergeeft hoe wij als organisatie zijn en werken. In 2014 ben ik gevraagd om tijdens het “nieuw organiseren event” in Den Haag te vertellen waar we als Dura Vermeer Bouw Hengelo staan en wat we doen. Ik heb ook daar hun filmpje getoond als grote inspiratiebron. En wat bleek nu? Arthur en Patrick zaten ook in die zaal! Ik kende de vrije Denkers nog niet persoonlijk, maar zo hebben we contact gelegd. 

De kernboodschap van ‘Doen is de beste manier van denken’ dragen we elke dag uit in ons bedrijf. Zo is aan de driejaarlijkse strategienota van Dura Vermeer Groep ons eigen Operationeel Plan 2020 met het thema ‘De beuk d’r in!’ gekoppeld. Dit thema zegt het natuurlijk al: we gaan van strategie naar doen. Want zo ben ik ook geïnspireerd door de Vrije Denkers: de werkelijkheid gaat veel sneller dan je met een plan kunt bijhouden. Daarom hebben we ons operationele plan ook opgebouwd volgens de structuur: Waarom dan? Hoe dan? Doen dan! Dat laatste – doen – is voor ons heel belangrijk en zo hebben we ook onze organisatiecultuur ingericht, door gewoon dóen en gewóón doen. Het operationele plan is een soort richtlijn (een bedoeling zeg maar) waarmee we aan de slag gaan, maar als er iets gebeurt kunnen we snel schakelen en dan passen we razendsnel onze acties aan.

Ik wil graag dat onze medewerkers durven te blijven experimenteren, vallen, opstaan en vooral ook fouten durven te maken. En alleen doordat je snel doet, leer je wat werkt en wat niet. 

‘Ik kijk voorgoed anders naar werk’

In 2018 werkte ik bij de Provincie Zuid-Holland als afdelingshoofd van de brug- en sluiswachters. De dienst waarbinnen ik werkzaam was, was verantwoordelijk voor het goed functioneren van alle (water)wegen van de provincie. We waren een degelijke maar tegelijkertijd toch ook ietwat ouderwetse dienst. Dol op projectmatig werken, stevige stappenplannen én bijbehorende stippen op de horizon. Ik voelde de noodzaak voor een frisse blik op ons werk en onze manier van organiseren. Het leek mij nuttig even goed wakker geschud worden – en dus heb ik de Vrije Denkers gevraagd ons daarin te helpen.

Nou dat wakker schudden is goed gelukt! Ik kijk nooit meer hetzelfde aan tegen voorheen heel logische lijkende uitspraken zoals “We moeten zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan”. Ik zeg tegenwoordig dan direct “Joh, dan doe je echt iets fout: als twee neuzen dezelfde kant opstaan, dan is dat eentje te veel”. We moeten meer de diverse zienswijzen zien in te zetten. Dat geeft veel meer oplossingsrichtingen en perspectieven dan als iedereen maar eenzelfde soort zienswijze erop nahoudt. Vooral dát heb ik geleerd tijdens twee werksessies die Arthur en Patrick voor onze dienst hebben gedaan. Op een ludieke maar indringende wijze hebben ze mij duidelijk gemaakt dat wat we altijd deden, nu gewoonweg niet meer werkt. Géén ‘stip op de horizon’, géén balk op de horizon, géén projectplan, géén onnodig vertragende business cases. Sneller dóen, inzetten op vakmanschap, vertrouwen in elkaar en met sneller zicht op wat werkt en wat niet!

Het heeft mijn denken en misschien zelfs wel mijn karakter veranderd; ik was altijd een blauwdrukdenker – heel erg van de formats, de formulieren en de procedures. Dat is anders sinds hun komst. Ik ben opener geworden, zie sneller verbanden en zie ook een verandering in het managementdenken dat de Vrije Denkers jaren terug al verkondigden. 

Zo is ‘Deep democracy’ voor mij niet anders dan ‘niet alle neuzen dezelfde kant op’, ‘Scrummen’ betekent niet meer dan ‘na stap 1 komt stap 1’ en ‘Agile werken’ is hetzelfde als ideeënseks: mensen betekenisvoller met elkaar verbinden, durven experimenteren en met elkaar leren van fouten. Echt wendbaar zijn zit ‘m juist in hele gewone dagdagelijkse dingen en niet in allerlei dure, vaak onnodig Engelse, termen. Verandering zit al in de dialoog ‘hier en nu’ en niet in het plan ‘daar en dan’.

Anno 2020 ben ik werkzaam bij Rijkswaterstaat als afdelingshoofd Verkeercentrale Zuid-West Nederland en merk dat ik het heel leuk vind om andere mensen op eenzelfde manier te inspireren. Ik wil graag een frisse-blikkenwerper zijn voor anderen, want de wereld heeft het nodig.

Onaffe ideeën sneller delen

Mijn naam is Esther van der Storm en ik heb het bedrijf STORMPUNT opgericht. Wij helpen organisaties om op een innovatieve manier problemen op te lossen, door mensen te helpen om buiten de gebaande paden te denken. Dat doen we door het begeleiden van trajecten waarin we samen met medewerkers een vraagstuk verkennen, ideeën bedenken en de beste ideeën vervolgens ook implementeren. Van een ideeënstorm, naar concrete resultaten dus! Ook geven we trainingen, waarin we medewerkers innovatieskills leren die ze kunnen toepassen in hun werk. 

Wat we regelmatig merkten is dat er na een training toch maar weinig veranderde, ondanks dat de mensen heel geïnspireerd naar buiten liepen. Dat bleek dan niet zozeer te liggen aan de nieuw aangeleerde vaardigheden, maar meer aan het niet goed kunnen inzetten daarvan. Dan werkte de cultuur bijvoorbeeld onvoldoende mee, of bleek er te weinig ruimte voor het maken van fouten. 

Daardoor kwamen we op het idee om een InnovatieScan te ontwikkelen waarin we onderzoeken waar de belangrijkste knelpunten zitten die innovatie in de weg staan. Kan de samenwerking beter of zit de grootste uitdaging in de organisatiestructuur? We wilden een spel ontwikkelen voor teams, waarmee je écht snel een beeld krijgt van de grootste innovatiekansen voor jouw team. We werkten ons idee in een paar weken uit tot een prototype. 

En toen viel er een inzicht binnen van de Vrije Denkers waar we dankbaar gebruik van hebben gemaakt. Ik ken Arthur en Patrick al jaren, drinken af en toe koffie, ben ook een paar keer naar hun workshops geweest en we hebben ze in mijn Ynnovate tijd ook wel eens uitgenodigd om voor ons een keynote te doen. Die sessies barsten altijd van de informatie, bijna meer dan je kunt bevatten. Maar wat ze heel goed doen is aangeven dat er voor iedereen altijd wel iets tussen zit waar ze direct een volgende stap mee kunnen maken. 

Wat bij mij goed is blijven hangen na de workshop “Hoe dan? Doe dan!” is: “Als je je niet schaamt voor je eerste versie van je product, dan heb je te laat gelanceerd”. Een inzicht waardoor we geen mooi vormgegeven prototype van de InnovatieScan hebben getest, maar we een quick and dirty versie meteen hebben getest. Dat werd een versie die deels getekend was en bestond uit knipsels. Geen mooie layout, maar focussen op het snel testen van de inhoud. We wilden vooral weten of we op de goede weg zaten. Door de ‘onaffe’ staat van het idee kregen we snel en eerlijk reactie en dat gaf ons de juiste inzichten om verder te kunnen.

Wat ik van de Vrije Denkers geleerd heb? Dat je zo snel mogelijk moet testen met echt publiek, dat het onaffe idee juiste een charme heeft dat uitnodigt tot echte en eerlijke feedback. En dat ‘de schaamte’ die daarbij optreedt een wezenlijk onderdeel is van deze stap. Het maakt je zeker kwetsbaarder, maar het feit dat je in co-creatie met andere mensen iets bereikt is echt goud waard.

Geef, alsof het je laatste dag is

Laatst mocht ik (Patrick) voor de stichting Present (waar ik zelf ook al een aantal jaar actief ben) een bijeenkomst in goede banen leiden. Sprekers als Ben Tiggelaar en Herman Zondag (AFAS) hielden die avond inspirerende lezingen. Een avond vol mooie verhalen en inzichten waarbij de afsluitende tip van Herman extra bij mij binnen kwam: “Geef alsof het je laatste dag is”. Het sluit mooi aan bij onze filosofie ‘na stap 1 komt stap 1’ – maak geen plannen voor volgende week als dit je laatste dag kan zijn. Wees zo veel mogelijk in het hier en nu, en geef wat je hebt te bieden. 

Tegelijkertijd merkte ik dat er enkele mensen in de zaal zaten die verwachtingen hadden van wat die avond ze op langere termijn kon geven. Terwijl het voor mij ging om de bijeenkomst zelf, het hebben van een mooie ontmoetingen op dat moment, en niet ook voor volgende week. 

Geef, alsof het je laatste dag is staat voor mij niet alleen voor het hebben van geen verwachtingen (denk aan de geluksformule van Mo Gawdat) en ‘na stap 1 komt stap 1’, maar vooral ook voor het vanzelfsprekend naar elkaar om kunnen zien. Geven, zonder verwachtingen of verplichtingen. Niet halen, niet opdringen, maar gewoon vanuit je authentieke zelf geven. 

Credits foto: Anthea van den Berg-Koopman

Mariët: ons ‘jaarplan’ nu op één A4.

Ik werk als regiomanager bij Azora, een thuiszorgorganisatie in Gelderland. Elk jaar komen alle managers bij elkaar op een inspiratiedag, waar we dan ook voor elke regio ons jaarplan maken. Twee jaar geleden was ik met mijn team op die inspiratiedag daarmee bezig, toen we na het eerste deel de workshop “Doen is de beste manier van denken” van de Vrije Denkers kregen. Daarin vertelden ze over ‘na middernacht’ en hoe de werkelijkheid ons zo snel inhaalt dat doelen stellen en plannen maken nauwelijks zin heeft. Na de sessie van de Vrije Denkers vervolgden we ons voorgeprogrammeerde dagprogramma met het verder ontwikkelen van onze jaarplannen. En dat voelde zó raar voor mij: we hadden net overtuigend gehoord dat je na stap 1 waarschijnlijk op een hele andere plek staat dan je vooraf bedacht had, en wij zouden nu gewoon verder gaan met een jaarplan vol doelen, details en stappenplannen?

Ik besloot spontaan om met het team eerst stil te staan bij de presentatie van de Vrije denkers.

Ik heb mijn team gevraagd wat bij hen is blijven hangen van de workshop van de Vrije Denkers. Dat werd een hele interessante opsomming. Er waren al overkoepelende jaardoelen van Azora in het algemeen en ik vroeg aan mijn team of dat, in combinatie met de genoemde slogans op basis van de workshop, voldoende was voor hen. Konden ze hiermee aan de slag met hun team? Het was even stil, maar daarna raakte iedereen enthousiast: dit was inderdaad alles wat ze nodig hadden. 

We hebben (na de inspiratiedag) bij de kernwaarden afbeeldingen gezocht en ze, samen met de jaardoelen, op posters laten drukken. Wij hebben de Vrije Denkers vervolgens nog uitgenodigd om hun presentatie te geven aan een bijeenkomst voor alle medewerkers, waarna wij ons jaarplan hebben gepresenteerd.

Het mooie was dat ons jaarplan in alle kantoren van de teammanagers en op de teamposten werd gehangen, waar die eerder in een lade verdween. Nu konden we echt aan de slag met wat was blijven hangen van de workshop: doen wat nodig is, experimenteren en falen.

De externe auditor heeft ons hier uitgebreid op bevraagd. Hoe weet je dat mensen het goede doen? Hoe weet je dat aan de doelen gewerkt wordt? Mijn antwoord was dat we (1) veel contact hebben onderling, (2) goed luisteren naar medewerkers en (3) zien en ervaren wat er hier en nu is. Vrijheid en vertrouwen zijn daarin essentieel. En alle mooie initiatieven en missers koppelen we ieder trimester terug aan iedereen. De externe auditor had vervolgens gesprekken op de afdelingen en was positief verbaasd. “Iedereen kent het jaarplan!”

Wat mij altijd is bij gebleven van de presentatie van de Vrije Denkers is het voorbeeld van de witte kip en de springtouwen. Het werd mij in een korte oefening van één minuut glashelder dat als je je te veel focust op een stip aan de horizon, dat er dan veel relevante informatie aan je voorbij kan gaan. En dat kan catastrofaal zijn voor je organisatie in een snel veranderende wereld.

Begin vorig jaar kregen we de kans om (als één van de twee organisaties in Nederland) mee te doen met de pilot Leefplezier van de Leyden Academy. Dat voelde zo goed dat we gelijk ja hebben gezegd. De pilot sluit naadloos aan op het gedachtengoed van de Vrije Denkers: we werken daar ook helemaal vanuit de bedoeling. De laatste levensjaren van de mensen die in ons verpleeghuis komen, moeten zo fijn mogelijk zijn – we noemen dat leefplezier. We bevinden ons nu in de fase dat we de werkprocessen bekijken en de afvinklijstjes achter ons willen laten. Natuurlijk hebben medewerkers ook iets van een kader nodig. Voor de inhuizing zijn we nu aan het uitproberen of het kader “een warm welkom” helpend is. Dit betekent dat we accepteren dat er verschil is. Het warme welkom kan er op iedere woning immers anders uit zien.

Ik vertrouw er helemaal op dat onze medewerkers dat ‘warme welkom’ op de best mogelijke manier vormgeven. Ze werken vanuit hun hart en doen wat nodig is, daar kan echt geen (traditioneel) jaarplan tegenop.

Corrinne: ‘Diplomavrij leren’ als nieuwe bedoeling

Als lerarenopleider ben ik verantwoordelijk voor professionalisering in het onderwijs – ik werk onder andere bij Albero Scholen. Niet alleen onderhoud ik contacten met hogescholen voor de kwaliteit van de aankomende leraren, ook voor onze zittende leraren zorg ik voor alle faciliteiten als het gaat om verdere professionalisering.

Ik maakte kennis met de Vrije Denkers toen ik een paar jaar geleden een inspiratiedag voor Albero Scholen organiseerde. Vooral het credo ‘diplomavrij leren’ triggerde enorm – dat schuurt natuurlijk behoorlijk op een school en daagt de kern van ons systeem uit. Nu kan ik zeggen dat we daar met kleine stapjes uiteindelijk naar toe willen, maar op dat moment waren Arthur en Patrick voor ons echt eye-openers. Het belangrijkste wat ik meegenomen heb van hun workshop ‘Doen is de beste manier van denken’ is het idee dat we in een tijd leven waarin veranderingen sneller gaan dan wij ze bij kunnen houden (in Vrije Denkers workshoptermen: ná middernacht). Een tijd waarin het maken van plannen bijna lachwekkend is, omdat ze al achterhaald zijn op het moment dat je ze maakt en uitvoert. Hun advies: na stap 1 komt stap 1 neem ik mee naar bijna elk overleg, ook met externen. En dat levert veel meer flexibiliteit en kwaliteit op in de samenwerking.

Onlangs volgde ik ook hun workshop ‘Hoe dan? Doe dan!’ Daar raakte het mij enorm dat ze de kracht van herhaling aantoonden in een grafiek (en die is niet wekelijks, tweewekelijks, maandelijks maar totaal anders, kijk hier maar). Vanuit mijn functie regel ik nascholing en workshops voor de leraren, maar merk dat ze snel weer in de waan van de dag schieten – met als risico dat ze blijven doen wat ze deden en daardoor krijgen wat ze kregen. Daarom heb ik samen met een groepje collega’s een pilot bedacht. Samen met één van onze professionaliseringspartners, spiek.nu, hebben we hun app aangepast en van elke workshop en cursus een 12 minuten durende module gemaakt. Zo kunnen de leraren de kennis uit de nascholing snel nog een keer herhalen en daarmee de inspiratie actueel houden.

De Vrije Denkers hebben bij mij een mentale omslag bewerkstelligt. Ik ben bevestigd en mijn inzichten zijn verdiept om vanuit de kracht van vertrouwen te werken, omdat ik weet wat we willen bereiken en vanuit welke waarden we dat willen. Dat maakt de samenwerking met onze leraren en andere collega’s een stuk prettiger en vooral veel minder bureaucratisch!

Gerard: Van ‘Persoonlijk Ontwikkel Plan’ naar ‘Van-Plan’

Mijn naam is Gerard Verkuil en ik ben directeur van de Prinses Beatrixschool in Goes. Onze school is onderdeel van Albero en zo heb ik kennis gemaakt met de Vrije Denkers: zij waren de keynote sprekers tijdens een personeelsdag vorig jaar. Vooral hun idee ‘na stap 1 komt stap 1’ sloeg enorm aan bij mij en ik heb deze theorie gelijk gebruikt voor mijn eigen school.

Onze medewerkers hadden altijd jaarlijks een functioneringsgesprek waar het maken van een POP (persoonlijk ontwikkel plan) onderdeel van uitmaakte. Iedere drie jaar is er ook een beoordelingsgesprek. Ik ben een voorstander van weer even nadenken over je persoonlijke ontwikkeling, waar wil ik heen en wat heb ik daarvoor nodig. Maar het POP-verslag werd na het opstellen meestal in een lade gelegd en een jaar later pas weer tevoorschijn gehaald om een nieuwe op te stellen. Het leefde niet, niet bij mij maar ook niet bij mijn medewerkers. Ik wilde daar graag een nieuwe impuls aan geven.

Na de workshop van de Vrije Denkers ben ik gestopt met de POP en heb ik het “van-plan” geïntroduceerd. Tijdens dit gesprek geeft de medewerker aan wat hij of zij van plan is: wat is je idee, wat is je stap 1 (wat ga je doen?) en hoe ga je dat doen? Aanvullend vraag ik welke kwaliteiten de medewerker daarvoor in wil zetten, om ook aansluiting te vinden bij ons competentiemanagement. En daarna is het aan de medewerker: zet stap 1, evalueer, reflecteer samen met een collega hierop en zet op basis daarvan… wéér stap 1. 

Dit is heel anders dan een POP met een uitgebreid format en een stappenplan voor een jaar. Voor onze medewerkers is het wel wennen, maar ik hoor veel positieve geluiden. Ze vinden het fijner dan een POP: flexibeler, aan te passen aan hun ontwikkeling. Voor het van-plan heb ik ook een soort format gemaakt, omdat het bij dit soort dingen fijn kan zijn enige structuur hebben. Ik zie ook echt verschil: sommigen zijn al vier stappen verder en anderen hebben af en toe wat meer sturing of begeleiding nodig. Maar allemaal vinden ze hun weg hierin: het formuleren van hun idee, hun bedoeling en het zetten van stap 1. 

Stap 1 voor de Vrije Denkers is het kleinst mogelijke stapje dat je nu, zelf en onafhankelijk van anderen kunt zetten. Dat geldt ook voor stap 1 in het van-plan, hoewel enkele medewerkers liever de eerste stap met anderen maken. Dat is zo fijn aan het van-plan: het houdt niet alleen rekening met de veranderende buitenwereld, maar ook met de verschillen tussen mijn mensen. Ik merk dat ik ze – op een losse manier – heb kunnen uitdagen om anders na te denken over hun ontwikkeling. Dankzij de Vrije Denkers en hun stap 1-verhaal.

Credits foto: Ernesta Verburg